Управление делопроизводства

I. Общие положения

1.1. Управление делопроизводства Аппарата Исполнительного комитета муниципального образования г.Казани (далее – управление) является структурным подразделением Аппарата Исполнительного комитета муниципального образования г.Казани (далее – Исполнительный комитет).

1.2. Управление осуществляет свою деятельность под руководством Руководителя Исполнительного комитета г.Казани, руководителя Аппарата Исполнительного комитета. Управление возглавляет начальник. Положение об управлении утверждается постановлением Исполнительного комитета.

1.3. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, правовыми актами Президента и Правительства Российской Федерации, Конституцией Республики Татарстан и законами Республики Татарстан, правовыми актами Президента Республики Татарстан, Кабинета Министров Республики Татарстан, правовыми   актами   муниципального  образования  г.Казани,  а   также   настоящим Положением.

1.4. Управление осуществляет контроль и координацию делопроизводства в структурных подразделениях Исполнительного комитета, администрациях районов Исполнительного комитета, на муниципальных предприятиях, в муниципальных учреждениях, а также обеспечивает методическое руководство в сфере делопроизводства, взаимодействует с органами государственной власти и управления, иными органами местного самоуправления в рамках своих полномочий.

II. Задачи и функции управления делопроизводства

2.1. Основными задачами управления делопроизводства являются:

- формирование и развитие комплексной системы делопроизводства в  подразделениях Исполнительного комитета;

- организация документооборота, создание рациональной системы подготовки организационно-распорядительных документов,  писем в подразделениях Исполнительного комитета;

- организация и  обеспечение своевременного и качественного рассмотрения письменных и устных обращений граждан;

- совершенствование информационно-документационного обеспечения управления с использованием современных информационных технологий;

- совершенствование организационно-методической работы;

- подготовка по поручению Руководителя Исполнительного комитета и руководителя Аппарата Исполнительного комитета аналитических и других материалов по вопросам делопроизводства;

- организация мобилизационной подготовки управления в целях обеспечения устойчивого функционирования в период мобилизации и в военное время. Организация перевода управления на работу в условиях военного времени;

- исполнение иных задач и функций в области мобилизации в соответствии с законодательством Российской Федерации, Республики Татарстан и нормативными актами органов местного самоуправления г.Казани.

2.2. В соответствии с возложенными задачами управление осуществляет следующие основные функции:

- организует и координирует работу с документами по вопросам делопроизводства;

- создает нормативно-методическую базу (инструкции, положения, рекомендации и пр.), регулирующую деятельность подразделений Исполнительного комитета по вопросам делопроизводства;

- разрабатывает бланочную продукцию, осуществляет хранение и учет выдачи изготовленных бланков документов. Обеспечивает контроль за правильным использованием бланков документов;

- хранит и использует гербовую печать Исполнительного комитета в соответствии с действующим законодательством;

- разрабатывает и внедряет  оптимальные схемы прохождения документов в Аппарате и подразделениях Исполнительного комитета;

- организует согласование проектов постановлений, распоряжений Исполнительного комитета, распоряжений заместителей Руководителя Исполнительного комитета с руководителем Аппарата и передачу их на подпись Руководителю Исполнительного комитета с использованием системы электронного документооборота, осуществляет их предварительное рассмотрение и контроль за соблюдением установленных требований;

- обеспечивает регистрацию и рассылку подписанных организационно-распорядительных документов, а также представление их заверенных копий по письменным запросам граждан, организаций и предприятий;

- обеспечивает прием, регистрацию обращений граждан, писем организаций и предприятий в адрес Мэра г.Казани, Руководителя Исполнительного комитета, его первых заместителей, заместителей, руководителя Аппарата с использованием системы электронного документооборота, осуществляет их предварительное  рассмотрение,  организует их централизованный учет и сохранность в соответствии с номенклатурой дел;

- регистрирует исходящие документы, подписанные Руководителем Исполнительного комитета, его первыми заместителями, заместителями, руководителем Аппарата, в системе электронного документооборота и на бумажном носителе;

- осуществляет комплексную подготовку документов (корректура и редактирование, перевод на государственные языки Республики Татарстан, печатание, копировально-множительные работы);

- контролирует правильность оформления документов в соответствии с Типовой инструкцией по подготовке и оформлению проектов документов в Исполнительном комитете г.Казани, служебным регламентом, требованиями ГОСТ, установленными правилами оформления документов;

-    организует работу помощников и референтов заместителей Руководителя Исполнительного комитета, руководителя Аппарата Исполнительного комитета с целью осуществления ими возложенных на них обязанностей;

- обеспечивает разработку номенклатуры дел управления;

- обеспечивает подготовку документов, формирование и оформление дел для сдачи в управление муниципального архива в соответствии с номенклатурой дел управления;

- обеспечивает отправку документов в правительственные органы, структурные подразделения Исполнительного комитета, районные администрации и другим адресатам по почте, телеграфу, факсимильной связи, электронной почте, посредством курьерской доставки;

- координирует работу подразделений Исполнительного комитета по своевременному рассмотрению  письменных и устных обращений граждан, осуществляет методическое руководство;

- координирует работу по организации приема граждан Мэром г.Казани, Руководителем Исполнительного комитета, его первыми заместителями, заместителями, руководителем Аппарата Исполнительного комитета;

-осуществляет унификацию форм документов (текстовые образцы и шаблоны документов);

- изучает практику работы делопроизводственных служб органов государственной власти, органов местного самоуправления, других муниципальных образований и внедряет прогрессивные технологии работы с документами;

- с объявлением мобилизации осуществляет отбор, подготовку и вывоз в места хранения и эвакуации действующей документации Исполнительного комитета и территориальных органов Исполнительного комитета;

- организует ввод в действие особого порядка оборота документов, получение и отправку корреспонденции с учетом работы оперативных групп и органов местного самоуправления г.Казани в районах эвакуации.

III. Права управления делопроизводства

3.1. Управление делопроизводства для осуществления своих функций имеет право:

- осуществлять правовое, информационное обеспечение своей деятельности, обеспечение актами Российской Федерации и Республики Татарстан, получение другой литературы по вопросам делопроизводства;

- запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы и информацию от муниципальных предприятий и учреждений, районных администраций Исполнительного комитета, структурных подразделений Исполнительного комитета, органов местного самоуправления муниципального образования г.Казани по вопросам своей деятельности;

- вносить на рассмотрение руководства предложения по вопросам своей деятельности;

- созывать совещания по рассмотрению вопросов, входящих в компетенцию управления;

- осуществлять контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Республики Татарстан, правовых актов муниципального образования г.Казани всеми органами местного самоуправления муниципального образования г.Казани в пределах своей компетенции;

- использовать городские системы связи и коммуникации.

3.2. Управление делопроизводства обладает иными правами, необходимыми для осуществления возложенных на него функций.

IV. Организация деятельности управления

4.1. Деятельностью управления руководит начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Руководителем Исполнительного комитета по представлению руководителя Аппарата Исполнительного комитета г.Казани.

4.2. Сотрудники управления назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем Аппарата Исполнительного комитета в порядке, определяемом правовыми актами муниципального образования г.Казани.

4.3. Начальник управления имеет двух заместителей – начальника общего отдела, начальника отдела по работе с обращениями граждан и организаций.

(в ред. постановления ИКМО г.Казани от 16.05.2018 №2344).

4.4. В состав управления входят:

- общий отдел;

- отдел лингвистической экспертизы документов;

- отдел по работе с обращениями граждан и организаций;

- протокольный отдел;

- сектор по обеспечению исполнения полномочий руководителя Аппарата Исполнительного комитета г.Казани».

(в ред. постановлений ИКМО г.Казани от 24.11.2014 №6726, от 14.07.2017 №2582, от 16.05.2018 №2344).

4.5. Правовое положение сотрудников управления делопроизводства определяется Федеральным законом от 02.03.2007 №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», Кодексом Республики Татарстан о муниципальной службе от 25.06.2013   №50-ЗРТ, трудовым законодательством, Уставом муниципального образования г.Казани, иными правовыми актами муниципального образования г.Казани.

4.6. Управление имеет бланки установленного образца.

V. Начальник управления

5.1. Начальник управления:

- организует работу управления, руководит его деятельностью;

- в пределах своей компетенции дает указания, обязательные для исполнения сотрудниками управления делопроизводства;

- подписывает и визирует документы по вопросам, входящим в компетенцию управления;

- распределяет обязанности между сотрудниками управления, согласовывает должностные инструкции и представляет их на утверждение руководителю Аппарата Исполнительного комитета;

- организует работу по профилактике коррупции, осуществляет контроль за соблюдением запретов сотрудниками управления;

- обеспечивает выполнение сотрудниками управления Служебного регламента;

- представляет руководителю Аппарата Исполнительного комитета предложения о повышении  квалификации,  поощрении  сотрудников  управления  и наложении на них дисциплинарных взысканий;

- вносит руководителю Аппарата Исполнительного комитета предложения о формировании кадрового резерва управления;

- решает в соответствии с законодательством о муниципальной службе иные вопросы, связанные с прохождением муниципальной службы в Исполнительном комитете и иных органах местного самоуправления муниципального образования г.Казани;

- осуществляет иные полномочия, необходимые для выполнения функций управления делопроизводства.

5.2. В период отсутствия начальника управления исполнение обязанностей возлагается на одного из его заместителей.

(в ред. постановления ИКМО г.Казани от 16.05.2018 №2344).

VI. Ответственность и обязанность

6.1. Сотрудники управления делопроизводства обязаны:

- знать и неукоснительно выполнять свои профессиональные обязанности;

- воздерживаться от публичных высказываний в прямом или косвенном виде о своих политических симпатиях и антипатиях, суждениях и оценках в отношении деятельности органов государственного и местного самоуправления, их руководителей;

- соблюдать нравственные нормы, основанные на принципах лояльности, гуманности, социальной справедливости;

- соблюдать конфиденциальность в отношении имеющейся служебной информации;

- проявлять толерантность, корректность, вежливость, доброжелательность, внимательность по отношению ко всем гражданам вне зависимости от их национальности, вероисповедания, политической ориентации, уважение к обычаям и традициям народов России;

- предотвращать возникновение конфликта интересов при исполнении служебных обязанностей, в осуществлении своих полномочий;

- соблюдать ограничения и не нарушать запреты, связанные с прохождением муниципальной службы, предусмотренные законодательством в области муниципальной службы и противодействии коррупции;

-исполнять иные обязанности, предусмотренные трудовым законодательством, законодательством в области муниципальной службы и противодействия коррупции, а также муниципальными правовыми актами г.Казани;

- выполнять условия Служебного регламента, соблюдать нормы служебной этики, сохранять государственную и иную охраняемую законом тайну, служебную информацию.

6.2. Сотрудники управления несут ответственность:

- за достоверность информации, которую они предоставляют публично или конфиденциально как от своего имени, так и от имени своего подразделения;

- за неполное и несвоевременное выполнение задач и функциональных обязанностей, несоблюдение предъявляемых выше требований;

Подлинники правовых актов хранятся в протокольном отделе управления делопроизводства в течение пяти лет, по истечении которых они передаются по акту на хранение в управление муниципального архива.

Сторонним организациям и физическим лицам копии правовых актов Исполнительного комитета выдаются на основании их письменных запросов, для чего им необходимо обратиться в отдел по работе с обращениями граждан и организаций управления делопроизводства. Исполнение данных запросов осуществляется в установленные действующим законодательством РФ и РТ сроки.

Согласно ст.8 Федерального закона от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» гражданин (физическое лицо) или организация имеют право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, информации, непосредственно затрагивающей их права и свободы. Если документ не затрагивает интересы заявителя, в заявлении должно быть представлено доказательство, являющееся основанием для выдачи запрашиваемого документа.

В случае инициирования судебного процесса по запрашиваемому документу документ возможно получить в рамках судебного запроса.

Часы работы: ежедневно (кроме выходных) с 9.00 до 18.00 (обед – с 12.00 до 13.00). Телефон: +7 843 299-16-90.

Обращения граждан в адрес Мэра г.Казани, Руководителя Исполнительного комитета г.Казани, его первых заместителей, заместителей, руководителя Аппарата Исполнительного комитета г.Казани можно направить письмом через почтовое отделение по адресу: 420014, г.Казань, ул.Кремлевская, д.1 или оставить в отделе по работе с обращениями граждан и организаций управления делопроизводства (г.Казань, ул.Кремлевская, д.3, кабинет 330а).